Manager à distance avec les entretiens de feed-back en période de confinement…

Ecrit par Christian Chanoine

Publié le 15 April 2020

Dans le contexte inédit que nous vivons, comment mener des entretiens de feed-back alors que le confinement nous empêche d’exercer un réel suivi de l’activité ? Comment marquer notre présence compte tenu des contraintes que vivent les membres de notre équipe confinés au sein de leur famille, avec les devoirs des enfants, les bruits et interruptions diverses ?

En fait, que vous soyez manager d’une équipe ou collaborateur, chef de projet ou contributeur, il est intéressant d’analyser ce qu’il se passe lors d’un entretien de feed-back. Quelle relation va s’instaurer entre les intéressés ? Quelle posture adopter durant l’entretien ?

Disons-le tout de suite ; il y a deux principaux pièges dans lesquels la pratique du feed-back serait contre-productive. La justification d’une part et la déresponsabilisation d’autre part.

Pour illustrer notre propos, prenons l’exemple d’un manager qui délègue une mission à son collaborateur. Lors de l’entretien de feed-back, comment faire en sorte que le collaborateur évite de se justifier ? Si l’explication consiste à répondre à une question, la justification quant à elle consiste à formuler un propos alors qu’aucune question n’est posée. Cela suppose que la posture du manager soit centrée sur l’écoute active et le questionnement de façon à nourrir un dialogue constructif… Les reformulations ponctuelles prouveront au collaborateur qu’il est écouté avec attention…

Pratiquer le feed-back ne doit pas non plus vous amener à déresponsabiliser la personne ; c’est pourquoi nous recommandons que ces entretiens ne soient pas systématiques mais plutôt planifiés en cas de besoin et de préférence à l’initiative du collaborateur. Le feed-back pose, au fond, la question de la confiance du manager envers son équipe que la distance impose sans réelle alternative. Le confinement est peut-être une opportunité managériale pour apprendre à (se) faire confiance. Autrement dit, se contraindre à mener des entretiens de feed-back parce que planifiés à l’avance, si l’on a peu de choses à se mettre sous la dent, est inutile… Néanmoins, restez vigilant. Certains collaborateurs pourraient confondre autonomie et indépendance…

En évitant ces deux pièges, la règle des « 4-50 » vous aidera à développer des entretiens de feed-back équilibrés. Au sortir de l’entretien, vous aurez finalement consacré 50% de votre temps à discuter des points de réussite et 50% du temps à partager les difficultés rencontrées. Votre collaborateur se sera exprimé 50% du temps et vous aurez utilisé 50% du temps pour vous exprimer. Cela peut paraître basique à première vue mais si vous faites le bilan de vos entretiens, sont-ils réellement équilibrés ?

Enfin, si vous utilisez les outils de classes virtuelles ou pratiquez les conférences téléphoniques, vous aurez constaté qu’il est préférable de réduire la durée de l’échange pour le confort de tous. Gardez en tête qu’il est indispensable de faire preuve de synthèse ; savoir aller à l’essentiel. Pour cela vous devrez vous préparer à ce type d’entretien. Ne dit-on pas que « oublier de se préparer c’est se préparer à être oublié !? ».

Ainsi, vos entretiens de feed-back seront plus fluides. Ils s’inscriront dans un cercle vertueux. Vos entretiens en amèneront d’autres…

Contactez-nous pour aller plus loin, nous serons heureux de vous présenter nos solutions d’accompagnement, formation et coaching.